Dokumentenmanagementsystem – Ihr digitaler Aktenschrank
Möglichst umfassend und schnell zu digitalisieren steht bei vielen Unternehmen an erster Stelle. Wir bei TMC setzen dabei auf Lösungen des Stuttgarter Softwareherstellers ELO.
Im ELO werden elektronische bzw. digitalisierte (gescannte) geschäftsrelevante Dokumente mittels einer Datenbank verwaltet. Die Software speichert Dokumente aller Art aus verschiedensten Quellen zentral ab. Sie übernimmt die Organisation und Koordination der Erstellung, Überarbeitung, Überwachung und Verteilung von Dokumenten über deren gesamten Lebenszyklus hinweg.
Das Herzstück eines Dokumentenmanagementsystem (DMS) ist die digitale Archivierung, wo Dokumente mittels Suchfunktion schnell und einfach gefunden werden können. Stundenlanges durchblättern von Akten ist somit vorbei. ELO ist die Digitalisierungsplattform und bietet auf Basis dessen unterschiedliche Fachbereiche wie die Eingangsrechnungsverarbeitung, die digitale Personalakte oder die Vertragsverwaltung. Jeder Bereich ist individuell an Ihre internen Firmenprozesse anpassbar.
ELO Invoice & TMC Rechnungseingangslösung
Für Unternehmen bietet der Rechnungseingang ein erhebliches Optimierungspotenzial, da Rechnungen auf verschiedenste weise eingehen können. Ob in Papierform, als E-Mail mit PDF-Anhang oder in diversen Formaten wie ZUGFeRD und XRechnung.
Gerade im Hinblick auf die E-Rechnungspflicht sind Sie mit ELO bestens Aufgestellt. Da die DMS-Software schon jetzt in der Lage ist elektronische Rechnungsformate zu verarbeiten.
TMC hat für die bestehende ELO-Lösung weitere Module zusammengestellt und verknüpft. Um den Kundenanforderungen noch gerechter zu werden. Denn die Standardlösungen gehen nicht weit genug. Unternehmen möchten im Zeitalter der Digitalisierung Zeit sparen und keine Stammdaten verschlagworten, was zusätzlichen Arbeitsaufwand bedeutet.
- Die Lösung kann automatisiert Eingangs- (z.B. E-Mails von Rechnung@) und Ausgangsrechnungen (z.B. Dropzone) bei bekannten Kreditoren verarbeiten und Stammdaten automatisch zuordnen.
- Freigabe- und Genehmigungsprozesse der einzelnen Dokumente können anhand von Kreditoren direkt entsprechenden Benutzern oder Gruppen zu geordnet werden.
- Zusätzlich besteht die Möglichkeit nach dem Freigabeprozess automatisiert SEPA-Zahlungsdateien zu erstellen und diese in beliebige Buchhaltungssoftware zu übertragen.
- Mit wenigen Klicks werden diverse Inhalte der Rechnungsdaten z.B. an DATEV Unternehmen Online zum Steuerberater übertragen.
ELO Contract – Alles auf einen Blick
Alles im Überblick mit dem Vertragsmodul zentral in einem Archiv. Zukünftig können Termine und Fristen einfacher überwacht werden. Verpassen Sie nie wieder eine Frist, durch automatisiert erzeugte Aufgaben erinnert ELO an Kündigungen oder Verlängerungen.
Fertige Textbausteine und Vorlagen helfen bei der Vertragserstellung.Was den Prozess erheblich Beschleunigt.
Mit ELO & DocuSign können Sie die Verträge an Ihre Partner zur digitalen Unterschrift senden, um diese danach im System automatisch abzulegen.
- Durch Genehmigungs- und Freigabeprozesse können alle Beteiligten in den Prozess eingebunden werden.
- Workflows sorgen für reibungslose Zusammenarbeit.
- Überblick über alle Verträge über ein Dashboard.
- Die Versionshistorie zeigt immer den aktuellen Stand aller Verträge.
- Das Fristenmanagement erinnert an ablaufende Verträge.
ELO HR Recruiting & ELO HR Personnel File
Mit ELO können Sie den gesamten Prozess von der Bedarfsmeldung, zu der Stellenausschreibungen, bis hin zum Bewerbungsprozess regulieren und verwalten.
Vorgefertigte Stellenanzeigen können direkt ausgewählt werden, um diese mittels einer Schnittstelle auf der eigenen Website oder auf Jobportalen zu veröffentlichen.
Kommt es zu einer Neueinstellung, kann ein Onboarding Prozess gestartet werden. Beteiligte Abteilungen werden informiert sobald ein neuer Mitarbeiter angestellt wird und können alle wichtigen Vorkehrungen treffen. Eine Personalakte wird danach automatisch erstellt.
- Mit Berechtigungsregelungen wird sichergestellt, dass niemand außer der Personalabteilung Einsicht in die Akten hat.
- Alle Dokumente gesammelt im digitalen Archiv.
- Das Fristenmanagement erinnert an ablaufende Probezeiten oder Verträge.
- Eine Kalenderansicht zeigt Geburtstage, Jubiläen oder wichtige Termine aller Mitarbeiter an.
Send IT Reisekosten-App kompatibel mit ELO
Die Reisekostenapp hilft Ihnen und Ihrer Buchhaltung alle Bereiche der Reisekosten-, Auslagen- und Belegabrechnung zu verwalten.
Mit unserer Reisekosten-App können Sie sämtliche Belege/ Quittungen fotografieren und mittels Handys an Ihr ELO-Dokumentenmanagementsystem senden. Dort werden die Belege zu jedem Mitarbeiter gesammelt, aufbewahrt und für die Auszahlung zum Ende des Monats aufsummiert.
Außerdem können die Mitarbeiter über die App ihre Stunden und Kilometerstände erfassen. Somit lassen sich am Ende des Monats auf einen Klick alle Auslagen/ Verpflegungsmehraufwendungen der Nutzer berechnen und anzeigen.
Viele unserer Kunden profitieren bereits durch die Einführung unserer App und stellen schon nach kurzer Zeit die immense Entlastung und Zeitersparnis fest.
Angepasst an internationale Firmenstandorte lassen sich mehrere Sprachen auswählen um die Kommunikation der Mitarbeiter zu sichern. Ebenfalls können Währungen wie z.B. Dollar und Pfund bei Reisen in das Ausland geändert werden. Der aktuelle Wechselkurs wird dabei immer im Hintergrund abgerufen.
Mit einem eigenen Dashboard werden die Lizenzverwaltung und die Benutzer vom Unternehmen selbst gesteuert.
- Alle Genehmigungs- und Freigabeprozesse bis hin zur Auszahlung können über ELO gesteuert werden.
- Papierlose Datenerfassung minimiert Fehler und Kosten.
- Reisekosten können revisionssicher im ELO abgelegt werden, welche Sie dann in voller Höhe steuerfrei vom Finanzamt erstattet bekommen.
- Keine lästigen Exceltabellen mehr führen, ELO erstellt zum Ende des Monats eine taggenaue Auflistung der Kilometerstände und Verpflegungsmehraufwendungen jedes Mitarbeiters.
- International nutzbar durch Sprach- und Währungseinstellungen.
Weitere Features sind nach Rücksprache individuell konfigurierbar!